Courriel
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Parlons francophone
Le terme courriel (contraction de courrier electronique) est un néologisme québecquois, vite adopté dans le reste de la francophonie pour traduire l'e-mail anglais.
Les principes du courriel
Le courriel ou courrier électronique est l'un des outils les plus utilisé sur Internet. Le principe est le même que pour le courrier papier : un expéditeur, un ou plusieurs destinataires, et un contenu (texte, photos, ...). Le tout transitant via le réseau Internet. Quelques termes :
- e-mail, electronic mail : courrier electronique, abrégé en courriel (utilisé comme des synonymes parfaits)
- client courriel : logiciel permettant de recevoir et d'envoyer des courriels, à la fois boite au lettre personnelle et boite postale pour l'envoi
- adresse de courriel : identifiant d'une personne permettant de lui adresser des courriels. Composée d'un nom, et du nom d'un serveur (comprenant l'extension com, net, fr, uk, ...) : nom@serveur.extension (il peut y avoir plusieurs points dans le nom du serveur, marquant différentes choses. Le nom de la personne peut comporter lettres, chiffres, tirets, points, tiret bas (underscore), ... mais pas d'espace, de caractères accentués ou spéciaux. Le système ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules, vous pouvez donc en mettre ou pas...
Un courriel a un certain nombre d'informations :
| Zone | Français | Anglais | Description |
|---|---|---|---|
| L'expéditeur | From | De | Celui qui envoi le courriel |
| Destinataire(s) principal(s) | To | A | Celui, ceux qui recoivent le courriel. |
| Destinataire(s) d'une copie | CC | Celui ou ceux qui reçoivent le courriel mais en destinataire d'une copie. Il est important d'utiliser ces champs, cela permet au destinataire de copie de ne pas prendre le courriel "pour lui" mais juste d'une manière informative et cela permait au(x) destinataire(s) principal(ux) d'être au courant qu'une autre personne a reçu le message. | |
| Destinataire(s) d'une copie cachée | CCC (BCC) | Celui ou ceux qui reçoivent le courriel mais aucun des autres destinataires n'est au courant. A utiliser avec précaution. Ceci est généralement (quand c'est découvert) considéré comme une manoeuvre malveillante. Seule utilisation intéressante, vous souhaitez envoyer un courriel à un groupe important de personnes qui ne se connaissent pas nécessairement et qui ne nécessitent pas qu'ils soient au courant des multiples envois (une blague, une vidéo drôle, une info,...), l'utilisation de la zone CCC permet de l'envoyer d'un coup à tous les destinataires qui ne seront pas au courant des adresse de courriel des autres destinataires | |
| Sujet | Sujet | Une rapide description du contenu du courriel. Il peut être précédé de différents préfixes :
Pensez à mettre un sujet simple et explicite, vous allez faciliter la vie de vos destinataires quant il liront leurs boites et votre vie lorsque vous chercherez à retrouver une trace de ce courriel. | |
| Objet | Objet | Le corps de votre courriel. Voir plus bas les conseils de rédaction d'un courriel. | |
| Pièce jointes | Les éléments non textuels que vous joignez à votre courriel. |
Envoi d'un courriel pour avertir un grand nombre de personnes
Trois problème : le spam ou courrier non sollicité, la révélation des autres destinataires et les fichiers joints. Il convient de garder à l'esprit que tout le monde n'a pas une connexion haut débit, et donc qu'il PAYE chaque courrier reçu, et qu'il paye d'autant plus cher que le courrier est lourd (présence d'un fichier joint).
Le courriel est une bonne manière de tenir au courant un grand nombre de personnes ou de les avertir sans qu'elles aient à passer chaque jour sur votre site. Toutefois, un certain nombre de précisions s'imposent. Tout d'abord, s'il est courant et accepté qu'un site propose à ses visiteurs de s'inscrire à une lettre d'information, il est génant que certains collectent des adresses et envoient une annonce ou une information à un maximum de personnes, sans se poser la question de l'interet que leur courriel a pour les destinaires. Même si cela vient d'un archer, l'excuse communautaire marche de moins en moins au fur et à mesure que ce genre de pratiques se multiplient. Dans tous les cas, pensez à ajouter une mention permettant aux archers de signaler leur refus de recevoir vos courriers.
Autre problème, les envois en masse sont souvent fait en ne cachant pas les adresses des destinataires. Ainsi, chaque destinataire peut voir tous les autres, et leur écrire. Souvent même une réponse destinée au seul expéditeur est par erreur envoyé à tous les destinataires du courriel initial. Pour éviter cela, pensez à utiliser le champ "copie conforme cachée" (appelé BCC "blind carbon copy") : mettez y tous les destinataires, en mettant votre adresse par exemple dans le champ destinataire. Ainsi, vous ne révélez pas les adresses aux autres.
Enfin, reste le problème des fichiers joints. S'il est parfois pénible de recevoir un gros fichier d'une connaissance, cela est encore plus génant quand on a rien demandé à l'expéditeur. Le courriel n'est pas conçu pour transporter des fichiers au dela du méga-octet, sachant que chaque fichier envoyé prend environ 20% de taille en plus lors de l'envoi, c'est lié au principe du courriel. Si vous voulez envoyer un mandat, une affiche, un formulaire d'inscription, le plus correct vis à vis de vos correspondants est de n'inclure qu'un lien vers un site présentant l'information, plutot que d'envoyer un fichier à chacun. Ainsi, celui qui n'est pas intéressé ne chargera pas votre lourd fichier. Les internautes ayant un modem (bas débit) et payant leurs communication vous remercieront, mais pas seulement : certains services bloquent ou posent des problèmes au dessus de 2 méga-octets. Donc si vous devez ou tenez à envoyer un fichier, faites le aussi petit que possible. Enfin il arrive souvent lors d'un tel envoi qu'un nombre notable de boites soient en dépassement de quota, et donc refusent le message; cela se produit d'autant plus souvent que la boite reçoit des fichiers.
Voyez également, au sujet du format de fichier, l'article Publier des affiches, documents bureautiques
Quelques conseil sur la rédaction de l'objet
Ou "Comment éviter qu'un échange de courriel devienne un pugilat électronique"
Il arrive souvent que l'on soit choqué par le ton désinvolte d'un courrier. Courroucé par l'impertinence de l'expéditeur.
Cela vient d'un problème de valeurs différentes entre le rédacteur (souvent l'expéditeur) et le lecteur du courriel.
Le rédacteur a une certaine tendance (naturel) à parlécrire, écrire son courriel comme il dirait verbalement sa réponse, son texte. Pour le rédacteur le courriel a une valeur de langage parlé.
Le lecteur lui reçoit généralement le courrier et le lit comme un écrit, pas comme la suite d'une conversation (sauf à partir de la deuxième réponse dans un échange de courriel sur un même sujet et dans le même message). Pour le lecteur le courriel a alors une valeur de langage écrit.
C'est cette différence de langage et de valeur du langage, parlé pour le rédacteur et écrit pour le lecteur qui génère de nombreuse friction lors d'envoi de courriel.
Comment l'éviter ? En en étant conscient.
Si vous devez rédiger un courriel important sur un point qui vous fâche, rédigez le comme un courrier, relisez, laisser mariner dans le dossier "brouillon" et relisez une heure, un jour plus tard. Corrigez les phrases (et l'orthographe tant qu'à faire). Atténuez les tournures verbales, elle ont plus de portée écrites que dites. Exemple : "tu me fais chier", dit dans la conversation cela peut passer, le langage corporel pouvant largement atténuer ou nuancer l'expression ; par écrit, point d'atténuation et le lecteur prendra tout dans la figure. Par ailleurs le langage écrit restranscrit très partiellement l'intention de l'auteur, à moins qu'il n'ai spécifiquement travaillé sa communication écrite. Une phrase bizarre, offensante, énervante n'est peut être qu'une maladresse, ou une mauvaise compréhension.
Si vous recevez un courriel "chaud", pensez que son rédacteur n'a probablement pas lu ce texte, donc tempérez largement ces propos. Et envoyer lui un lien vers cet article !
